In deze verklaring leest u welke persoonsgegevens Envoyers verwerkt, waarom, hoe lang, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft. Kort gezegd: deze website plaatst geen cookies, wij verkopen geen gegevens en wij verzamelen niet meer dan nodig is.
Wie wij zijn
Envoyers is de eenmanszaak Envoyers, gevestigd aan het Keurenplein 41, 1069 CD Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 68142706. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
Contact over privacy: info@envoyers.nl.
Als wij gegevens verwerken voor onze klanten
Bouwen, hosten of onderhouden wij een website, webshop of mailbox voor een klant, of voeren wij e-mailmarketing voor een klant uit, dan verwerken wij soms persoonsgegevens van de bezoekers, klanten of contactpersonen van die klant. In dat geval is onze klant verantwoordelijk voor die gegevens en zijn wij alleen verwerker. Wij handelen dan volgens de verwerkersovereenkomst met die klant. Heeft u een vraag over zulke gegevens, neem dan contact op met de organisatie waar u klant of bezoeker bent. Wij sturen een verzoek dat bij ons binnenkomt naar hen door.
Welke gegevens wij verwerken, waarom en hoe lang
1. Als u het contactformulier invult
- Gegevens: naam, bedrijfsnaam (als u die invult), e-mailadres, telefoonnummer (als u dat invult), de dienst waar uw vraag over gaat en uw bericht. Bij het versturen ontvangt onze formulierdienst ook uw IP-adres, omdat dat technisch nodig is om het bericht te ontvangen en misbruik tegen te gaan.
- Waarom: om uw vraag te beantwoorden en u eventueel een offerte te sturen.
- Grondslag: het nemen van stappen op uw verzoek voordat een overeenkomst wordt gesloten (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden en spam tegen te houden (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
- Hoe het werkt: het formulier wordt verstuurd naar onze eigen formulierdienst, die draait bij Koyeb in een datacenter in Frankfurt (Duitsland). Die zet uw bericht om in een e-mail aan ons. De formulierdienst slaat uw bericht zelf niet op. Om misbruik te beperken houdt hij alleen bij hoe vaak er vanaf een IP-adres een bericht komt; dat staat alleen in het werkgeheugen en is na uiterlijk een dag weg. De spamcontrole (ALTCHA) is een rekenpuzzel die uw browser zelf oplost; daarvoor worden geen cookies gebruikt en geen gegevens naar andere partijen gestuurd.
- Hoe lang: wordt het geen opdracht, dan verwijderen wij uw bericht uiterlijk 12 maanden na het laatste contact. Wordt het wel een opdracht, dan geldt punt 4.
2. Als u mailt of belt
- Gegevens: uw naam, contactgegevens en wat u ons vertelt of stuurt.
- Waarom en grondslag: zoals bij punt 1.
- Hoe lang: zoals bij punt 1.
3. Als u een belafspraak inplant via TidyCal
- De knop "Plan een belletje in" brengt u naar TidyCal, een agendadienst van Sumo Group Inc. in de Verenigde Staten. Pas als u op die knop klikt, gaat u naar de website van TidyCal.
- Gegevens: wat u daar invult, zoals naam, e-mailadres, het gekozen tijdstip en eventuele opmerkingen.
- Waarom en grondslag: om de afspraak te maken en u te bellen (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
- Doorgifte buiten de EU: TidyCal verwerkt de gegevens in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte gebruikt TidyCal volgens haar verwerkersovereenkomst (https://tidycal.com/dpa) de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- Op de website van TidyCal geldt ook de privacyverklaring van TidyCal: https://tidycal.com/privacy-policy. TidyCal kan op haar eigen website cookies gebruiken; daar hebben wij geen invloed op.
- Hoe lang: wij verwijderen afspraken uit TidyCal uiterlijk 12 maanden na de afspraak.
4. Als u klant bij ons bent
- Gegevens: naam en contactgegevens van u en uw contactpersonen, bedrijfsgegevens (zoals adres, KvK-nummer en btw-nummer), offertes, overeenkomsten, facturen, betaalgegevens (zoals uw bankrekeningnummer) en onze correspondentie.
- Waarom: om de overeenkomst uit te voeren, te factureren, u te informeren over de diensten die u bij ons afneemt (zoals onderhoud of een storing) en om aan de wet te voldoen.
- Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en wettelijke plicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG).
- Hoe lang: onze administratie (zoals facturen en overeenkomsten) bewaren wij zeven jaar, omdat de belastingwet dat verplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Overige gegevens, zoals correspondentie die niet tot de administratie hoort, bewaren wij tot 2 jaar na het einde van de laatste opdracht.
5. Websitestatistieken (PostHog)
- Om te zien welke pagina's worden bekeken en de website te verbeteren, gebruiken wij PostHog, met servers in de EU.
- Gegevens: de pagina die u bekijkt, de pagina waar u vandaan kwam, het type browser en apparaat, de schermgrootte en het land en de plaats bij benadering, afgeleid van uw IP-adres. Uw IP-adres zelf wordt niet opgeslagen. Verstuurt u het contactformulier, dan telt PostHog ook dat er een aanvraag is verstuurd en voor welke dienst, maar niet wat u invult.
- Wat wij niet doen: PostHog slaat niets op in uw browser (geen cookies, geen lokale opslag). Elk paginabezoek wordt los geteld; wij volgen u niet over meerdere bezoeken of over andere websites, maken geen persoonsprofielen en nemen uw scherm niet op.
- Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om te weten hoe de website wordt gebruikt (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Omdat de gevolgen voor uw privacy klein zijn, vragen wij hiervoor geen toestemming. U kunt wel bezwaar maken (zie "Uw rechten"). Een adblocker of de privacy-instelling van uw browser houdt deze statistiek ook tegen.
- Hoe lang: maximaal 1 jaar; daarna verwijdert PostHog de gegevens automatisch.
6. Technische logbestanden van de webserver
- Gegevens: IP-adres, datum en tijd, de opgevraagde pagina en het type browser.
- Waarom en grondslag: om de website veilig en bereikbaar te houden en misbruik op te sporen (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
- Hoe lang: maximaal 6 maanden; daarna worden de logbestanden verwijderd.
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid) voor onszelf. Wij versturen geen nieuwsbrief. Doen wij dat later wel, dan alleen met uw toestemming en passen wij deze verklaring eerst aan.
Cookies
Deze website plaatst geen cookies en slaat niets op in uw browser. Daarom ziet u ook geen cookiemelding.
- Statistiek: de statistiekdienst PostHog (zie punt 5) werkt alleen in het geheugen van de geopende pagina. Zodra u de pagina sluit of verder klikt, is die informatie uit uw browser weg.
- Contactformulier: de spamcontrole (ALTCHA) gebruikt geen cookies.
- Lettertypen en afbeeldingen staan op onze eigen server. Er worden geen lettertypen of scripts van Google of andere advertentiebedrijven geladen.
- Links naar andere websites: klikt u op de knop om een afspraak te maken (TidyCal) of op een andere externe link, dan gelden op die website de cookie- en privacyregels van die partij.
Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, en alleen voor zover dat nodig is. Met deze partijen hebben wij afspraken gemaakt over beveiliging en vertrouwelijkheid (een verwerkersovereenkomst).
| Partij | Waarvoor | Waar de gegevens staan |
|---|---|---|
| CyberServ B.V. | hosting van deze website en van onze e-mail | Nederland |
| Koyeb SAS | onze formulierdienst | Frankfurt, Duitsland |
| PostHog Inc. | websitestatistiek, zonder IP-adressen | Frankfurt, Duitsland (EU-servers) |
| Sumo Group Inc. (TidyCal) | belafspraken, alleen als u die maakt | Verenigde Staten (zie punt 3) |
| Moneybird B.V. | facturen en boekhouding | Duitsland en Nederland (EU-servers) |
Daarnaast verstrekken wij gegevens als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.
Gegevens buiten de Europese Unie
Wij houden gegevens zo veel mogelijk binnen de EU. Alleen als u een afspraak maakt via TidyCal, gaan gegevens naar de Verenigde Staten (zie punt 3). De statistiekgegevens staan op servers van PostHog in de EU. PostHog is een Amerikaans bedrijf; voor het geval medewerkers van PostHog vanuit de Verenigde Staten bij die gegevens kunnen, gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie uit de verwerkersovereenkomst van PostHog.
Hoe wij uw gegevens beveiligen
Wij nemen passende maatregelen tegen verlies en misbruik, waaronder:
- versleutelde verbindingen (https) voor de website en het formulier;
- tweestapsverificatie op de accounts waar dat kan;
- toegang tot gegevens alleen voor de mensen die die gegevens nodig hebben voor hun werk;
- regelmatige back-ups en updates van onze systemen.
Denkt u dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of ziet u aanwijzingen van misbruik, mail dan naar info@envoyers.nl.
Geautomatiseerde besluiten
Wij nemen geen besluiten die alleen door een computer worden genomen en die (aanzienlijke) gevolgen voor u hebben.
Uw rechten
U heeft het recht om:
- uw gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- uw gegevens te laten verwijderen, behalve gegevens die wij wettelijk moeten bewaren;
- de verwerking te laten beperken;
- uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of te laten doorsturen;
- bezwaar te maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang is gebaseerd (zoals de statistiek);
- een toestemming die u heeft gegeven op elk moment in te trekken.
Stuur uw verzoek naar info@envoyers.nl. Wij reageren binnen een maand. Wij vragen alleen om aanvullende gegevens om vast te stellen wie u bent als wij daar redelijke twijfel over hebben. Stuur ons nooit zomaar een kopie van uw identiteitsbewijs.
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder in Nederland: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap.
Kinderen
Onze website en diensten zijn bedoeld voor bedrijven en niet voor kinderen. Denkt u dat wij toch gegevens van een kind onder de 16 jaar hebben, mail dan naar info@envoyers.nl; wij verwijderen die gegevens dan.
Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen laten wij dat onze klanten per e-mail weten.